留學生就職的必經難關|認識日本就職活動的特點和常犯錯誤

留學生要在日本成功就職,就要了解何謂就職活動

畢業後在日本就職,是不少留學生的願望,但事實上只有4成留學生可以如願。究竟是甚麼原因令這麼多留學生不能成功就職呢?主要原因是日本就職活動十分獨特。

日本的就職活動與外國很不一樣,例如就職活動的開始期間很早。由於不認識這些特點和差異,很多留學生都未能成功留日工作。不想成為他們的話,你便要好好了解日本的就職活動文化。

這篇文章會為你由淺入深地講解何謂就職活動以及其特點。亦會為列出幾個留學生在求職時常犯的5個錯誤。希望你在求職時,不會重蹈他們的覆轍。

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甚麼是就職活動

就職活動是日本的大學或專門學校的學生,在畢業前找工作的活動。

日本的就職活動與外國的大大不同,例如日本的較著重學生的潛能和性格,多於知識或技能。此外,就職活動的開始時期亦較早。要成功在日本就職,就要先了解日本就職活動的特點。

就職活動是日本學生的求職活動

就職活動,簡稱就活,是指日本學生在畢業前的求職活動

日本公司招聘人才的方法大致可分為「中途採用」和「新卒採用」兩種。中途採用的招聘對象為有工作經驗之人士。新卒採用則為即將畢業的學生而設。即將畢業的學生經由新卒採用就職的過程稱為就職活動。

就職活動的對象為沒有工作經驗的大學或專門學校學生。至於日語學校或短期留學的留學生一般不屬於就職活動的對象。另外,有工作經驗的你亦需循中途採用的途徑應徵,而不是新卒採用。

新卒採用的特點

新卒採用最大的特點,就是採用基準不同。新卒採用被稱為潛能採用(ポテンシャル採用),意思即是公司會根據你的潛能,來決定是否聘請你。潛能的判斷基準有很多,例如是你的性格或有否上進心。

能夠憑著潛能找到工作,就只有新卒採用這次機會。之後再轉工的話,新公司都會按著你的能力以及工作經驗去決定是否聘請你。

日本就職活動 VS 外國就職活動

除了採用基準不一樣外,日本的就職活動與其他國家的還有其他分別。

外國企業一般沒有固定的招聘期間,但日本公司每年卻只會在某幾個月才招聘學生。不幸錯過了的話,你可能需要等多1年。此外,日本的面試次數較外國多,這亦令就職活動需時較多。最後,就職活動需在你畢業的1年前便開始。

日本就職活動的基本流程

日本的就職活動大致可分為事前準備,報名並參加說明會,遞交履歷或Entry Sheet,接受適性檢査和面試和獲得內定這5個步驟。

之後我們來看看就職活動的流程。就職活動大致可分為5個步驟,分別為事前準備,報名並參加說明會,遞交履歷或Entry Sheet,接受適性檢査和面試,以及獲得內定。獲得內定後,你才算完成了就職活動,可以著手籌備工作簽證。

事前準備

在就職活動開始前,你先要做好事前準備。事前準備大概可以分為兩部分。

第1部分是面試準備。由於在日本面試時,你需要突出自己的性格特點,為了好好把握自己的性格和長短處,在就職活動開始前你需要進行詳細的自我分析(自己分析【じこぶんせき】)。你亦可以邀請家人朋友老師和你做他我分析(他己分析【たこぶんせき】)。

第2部分是選定業界和公司。不太肯定自己喜歡甚麼工作的話,你可以到公司實習(インターンシップ/インターン)和進行公司訪問(企業訪問【きぎょうほうもん】)。在選定業界時,你亦應該了解該業界的運作模式以及基本知識。

參加說明會

決定你自己心儀的公司後,你便可以參加你該公司的說明會(説明会)。說明會上,公司會向學生介紹理念和業務內容、亦會講解面試流程以及接下來的步驟。有些公司亦會安排職員和學生進行交流,甚至直接舉行第1輪面試。

一般而言,如果你想應徵某公司,你都需要參加該公司的說明會。未有參加的話,你可能不獲面試資格。為了確保自己有足夠面試機會,不少學生都會參加約30場說明會,有些人更可能參加多至50場。

遞交履歷或Entry Sheet(エントリーシート)

參加完說明會,覺得該公司適合你的話,你便可以遞交履歷或Entry Sheet(エントリーシート)應徵

Entry Sheet是選考過程中的常用文件之一。每間公司會按照自己的採用基準設定題目,並要求應徵的學生回答。除了自我介紹和應徵理由之外,學生時代努力過的事及長處短處亦是常見題目。一般而言,應徵大公司的話,你都需要遞交Entry Sheet。

調査顯示,學生平均需要遞交約20份的Entry Sheet。由於每份Entry Sheet的內容亦有不同,所以你應該預留足夠時間準備。

接受面試及適性測試

完成應徵後,你便會進入選考(選考【せんこう】)過程。選考大致可分為3部分。

  • 書類審査(書類審査【しょるいしんさ】):公司會按照你提交的履歷和Entry Sheet作出審核。
  • 適性測試(適性検査【てきせいけんさ】):亦即是Aptitude Test。是公司用來判斷學生的性格和能力是否適合該公司的測試。
  • 面試(面接【めんせつ】):日本公司的面試次數一般較多:大約為3~5次。最終面試(最終面接【さいしゅうめんせつ】)的面試官通常為公司高層,例如是取締役或公司社長。

根據調査顯示,應徵20間公司的話,大概有9間公司會邀請你進行面試。以每間公司4~5次面試來計算的話,你可能需要面試約40次。由於面試次數眾多,時間管理便十分重要。

接受內定並籌備簽證

通過最終面試後,日本公司會對你發出內定(內定【ないてい】)。你可以接受內定並停止就職活動,亦可以繼續進行就職活動,直至自己滿意為止。

選擇接受內定的話,恭喜你!你已完成就職活動,可以準備申請工作簽證,及享受餘下的學生生活。

就職活動時留學生常犯的5個錯誤

為什麼有6成留學生都未能成功在日本就職?他們可能因為犯了包括錯過就職活動期間,沒好好準備適性測試和履歷表等5個常見錯誤。

相信讀到這裡,你已經知道日本的就職活動與外國的很不一樣。一不小心的話便很容易犯錯,並錯過在日本就職的機會

這裡我們為你列出留學生在進行就職活動時,很容易犯上的5個具體錯誤,包括錯過就職活動期間,沒好好準備適性測試和履歷表等。

錯過就職活動的期間

聽起來好像不可思議,但錯過就職活動的期間,是導致留學生未能成功在日本就職的其中1個主因

在香港,不少學生都會在畢業前半年左右開始找工作,但在日本的話,你在畢業的前1年便要開始就職活動。假設你將於2022年4月畢業,那麼你便要在2021年3~4月開始前著手找工作。加上前期準備的話,你更可能要在2020年中或年底開始準備。

由於日本公司只會在特定期間聘請學生,不幸錯過了的話你便需要再等多1年

不了解履歷表的寫法

履歷表和Entry Sheet都是就職活動十分主要的文件。可是,留學生往往因為搞錯履歷表和Entry Sheet的重點,而令自己不能成功通過書類審査

日本面試較為注重學生的性格,與外國的並不相同。很多留學生因為不清楚這分別,便將自己的技能、從學校學到的知識、已獲取的資格及打工的經驗等填滿履歷表和Entry Sheet。不知道你的性格,判斷不了你的潛能,僱主當然不會聘用你。

填寫履歷,你要好好回想自己的技能和經歷的背後故事。例如如果你有日語N1資格,你便要回想為什麼你開始學習日語呢?學習日語時又有甚麼難處呢?而你又如何跨過這些難關?要記住,日本公司著重其背後故事,多於該資格

沒好好準備適性測試

適性測試(適性検査【てきせいけんさ】)主要分為基本能力測試和性格測試兩部分,而基本能力測試可再細分為語言和非語言測試。

語言部分主要是測試你日語能力。你需要短時間內完成大量詞語、文法及閱讀理解題。非語言部分主要測試的邏輯推理和基本的數學能力。而性格測試則是心理測驗,你只需要根據自己的習慣回答便可。

不少留學生都會覺得語言部分很難,但其實只要熟悉題型以及解題方法,你亦可以順利合格。事實上,筆者在日本就職活動時,亦曾多次順利過關。現時市面上有大量適性測試的題庫書,就職活動開始前買幾本來練習一下吧。不練習的話,當然會覺得難。

過份害怕敬語

日本公司在面試時,一般都會使用敬語溝通。而作為外國人的我們,當然會擔心自己聽不懂說不好敬語,怕用錯了敬語而留下負面印象。

但其實你毋須過份擔心敬語。因為即使是日本學生,在進入職場前都難以百分百正確地使用敬語。所以,能說出一口流利的敬語固然好,不能的話用「です・ます調」亦沒問題。

其實敬語只是裝飾,說話的內容能否向公司傳遞你的性格特點及優點才是最重要。即使你敬語用得好,但如果言之無物,亦難以被錄取。

工作內容與學歷無關

留學生要在日本就職,除了需要受聘於公司外,還需要從日本政府手中取得工作簽證。

申請工作簽證時,日本政府會審査你的學歷。學歷與工作內容的關連性過低的話,日本政府便可能會拒絕你的簽證申請。例如是從事程式編寫(Programming)的工作,你的學位需要和IT相關。

不能取得簽證的話,即使有公司願意聘請,你亦不能在日本工作。所以在求職時,你應該留意自己的工作內容與你的學歷是否有關連。

與其單打獨鬥,不如多尋求幫助

要在就職活動中成功,你可以善用各種為留學生而設的支援服務,包括職業仲介公司和學生的就職中心。

對留學生來說,日本的就職活動絕對是個難關。與其自己孤身作戰,不如善用各種為留學生而設的就職支援服務,或是多跟前輩朋友商量

現時有很多專為留學生而設的就職博覽。博覽會上聚集了大大小小希望聘請留學生的公司,數日內你便可以參加多家公司的說明會或面試,汲取大量經驗。

另外,有很多機構都有提供工作介紹、履歷修改和面試練習等服務,包括職業仲介公司、厚生勞動省的職業安定所(ハローワーク)和學校的就職輔導中心等。你可以善用這些服務並諮詢專家的意見。

最後,無論是面試或將來工作,你都需要用日語溝通,所以練好日語會話亦十分重要。如果學校未有提供足夠機會讓你鍛鍊會話,你可以嘗試網上的日語會話班,或索性找1位日語家教。

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總結

要在日本就職,你需要完成就職活動。就職活動是指即將畢業的學生經由新卒採用的途徑就職的過程。

日本的就職活動與外國的有很多不同之處,比如是活動期間很長。由參加說明會,到遞交履歷及Entry Sheet應徵,再到適性測試和面試等選考,整個就職活動通常需時半年至9個月。再加上前期準備工夫的話,你可能需要1年多以上才完成就職活動。

此外,開始時間早,以及審核履歷及面試時十分著重你的性格等,都是日本就職活動的獨特之處。不知道這些特點就貿然開始就職活動,你便很容易失敗

事實上,有多達6成留學生因為不了解日本就職活動的特點,而未能成功在日本就職並定居,逼於無奈下要回國。如果不想錯過在日本工作的機會,就要善用包括職業仲介公司、厚生勞動省的職業安定所(ハローワーク)和學校的就職輔導中心等專家的服務。

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